Contenido
- Introducción
- Etiqueta y Protocolo
- Protocolo Internacional
- Administración del tiempo
- Caja menor
- Ebuzz
- Porta folio de servicios y productos
- Las TICs
- Manual de procedimiento
- Conclusión
- Bibliográfica
- Glosario
Introducción
La palabra gestión implica, en el ámbito del trabajo, algo
mas que realizar tareas o tramites; este concepto alude, principal mente, a la
acción de tomar decisiones de manera responsable y planificada, durante un
proceso.
El concepto de gestión toma en cuenta todas las áreas y
funciones al interior de un sistema, donde las partes están relacionadas entre
si. En este sentido, la empresa como sistema constituye un todo interrelaciones
donde la gestión cobra su verdadero sentido, ya que las partes se necesitan
unas a otras para generar sus productos y servicios, y las personas deben
colaborar para lograr sus objetivos como grupo.
Dentro de la gestión secretarial podemos hallar una gran
variedad de temas que podrían ampliar nuestros conocimientos continuación usted
podrá conseguir las temáticas que viene incluidas dentro de la gestión
secretarial.
Etiqueta y Protocolo
El protocolo y la etiqueta empresarial son una herramienta
que se esta implementando cada día mas en las empresas por que un buen uso de
este se refleja en la cuanta de resultados, el protocolo empresarial incluye
desde las normas de etiqueta y cortesía hasta la manera como regula la
presencia de los miembros de la empresa en los actos públicos.
Protocolo Etiqueta Es el conjunto de reglas
y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuada mente en los diferentes
ambientes.
El protocolo empresarial es un nuevo concepto en las
organizaciones. “Es el compendio de normas escritas que la actuación de una empresa, tanto interna
como externamente”.
Es importante destacar que cada uno de los actos
empresariales posee sus propias características y objetivos. Dependiendo de lo
que estemos interesados en conseguir, elegiremos un tipo de acto u otro.
Cuando se realiza cualquier tipo de acto, hay que acudir al
entorno de negociación y a las atenciones especiales; con estos detalles se
pretende buscar una imagen diferenciadora de la empresa (una buena imagen,
atención personalizada, soluciones individuales, valores agregados).
1. Protocolo como individuo: (En este tipo de protocolo
debemos cuidar)
*Nuestra Imagen e higiene personal
*Tener buena actitud
*Respeto a nuestros compañeros
2. Protocolo con nuestro equipo de trabajo: (Buenas maneras
en la oficina)
*Puntualidad
*Respeto
*Disposición y apoyo
*Sonreír
*Cortesía y Tono de Voz
3. Protocolo con el cliente: (Debemos tener en cuenta lo
siguiente)
*Escuchar y satisfacer las necesidades del cliente
*Brindar un buen servicio
*Tener empatía
Protocolo Internacional
Para llevar a cabo con éxito una negociación internacional
es necesario conocer el comportamiento de las personas de acuerdo a su cultura
y tradición, especialmente en países emergentes de Asia, África o América
Latina que tienen una cultura tradicional en la cual el protocolo es
importante; en este sentido, cualquier ejecutivo internacional deberá saber
adaptarse a las normas de protocolo de los países que visita y con ello mejorar
las relaciones comerciales con sus clientes, proveedores o socios.
Conclusión: El Protocolo y Etiqueta Empresarial otorga las herramientas
necesarias para proyectar una imagen exitosa, positiva y segura; tanto en el
área laboral como personal. Se constituye como una herramienta fundamental de
comunicación que facilita y asegura un adecuado desenvolvimiento en sociedad. A
través del conocimiento de ciertas habilidades, y comprendiendo que nos
revelamos a través de nuestras acciones y lo que con ellas expresamos, podemos
establecer equilibrios que nos permitan proyectarnos laboral y personalmente,
Con modales adecuados y conocimientos de protocolo social y empresarial, es
posible proyectar una imagen de impacto integral que nos hará distinguir en un
mundo cada vez más competitivo.
Administración del tiempo
la gestión del tiempo es el acto o proceso de planificación
y el ejercicio de un control consciente sobre la cantidad de tiempo dedicado a
actividades específicas sobre todo para aumentar la eficacia y la eficiencia y
la productividad es una meta actividad con el objetivo de maximizar el
beneficio global de un conjunto de otras actividades dentro de la condición de
frontera de una cantidad limitada de tiempo la gestión del tiempo puede ser
ayudado por una serie de habilidades herramientas y técnicas utilizadas para
gestionar el tiempo cuando la relación de tareas específicas y proyectos que
cumplan con una fecha de vencimiento La
administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en
forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma
efectiva.
Manejar su tiempo le obligará a ser explícito en cuanto al
valor que le da a su vida personal y profesional, y le permitirá dirigir sus
esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le ayudará a mantener el
equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales está sometido,
facilitándole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrés y el
cansancio.
Caja menor
La caja menor, caja
chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo
que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolso por cheque
son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en
efectivo.
La forma más común de contabilizar gastos es el uso del
sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un
cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería
remitir caja menor y acreditar efectivo.
Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo,
rembolsará a los empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier
momento el efectivo total más los recibos emitidos deben igualar la cantidad
inicial del fondo. La caja menor o también llamada caja chica es para los
gastos pequeños como artículos de librería, artículos de limpieza o
refrigerios, en cambio la caja general es para los gastos significativo como
compra de mercaderías o pagos a proveedores, la caja general aparte del
efectivo podes tener cheques de terceros o moneda extranjera, en cambio la caja
chica es solo efectivo nacional.
Diferencia entre caja menor y caja general: Los fondos fijos
son montos de cuantía determinada, que son reembolsables para mantener el saldo
autorizado, mientras que los saldos en Caja son variables. La caja menor se
maneja valores de menor cuantía en efectivo,
pero la caja general guarda todo
el dinero diario tanto en efectivo como en cheques.
Ebuzz
El buzz marketing, o marketing boca a boca, es una técnica,
dentro del marketing viral, cuyo objetivo es generar conversación entre la
gente hacia una marca o un producto concreto. Para ello, se comienza por
inducir la prueba del producto en unos pocos consumidores, específicamente
seleccionados, quienes comentan su experiencia con otras personas,
convirtiéndose no solo en transmisores de información, sino que también
adquieren la capacidad de influir en su comportamiento de compra. De esta
manera, son los propios consumidores los que potencian la comunicación de la
marca, que se difunde exponencial-mente si la campaña es exitosa.
Portafolios de servicios y productos
es una especie de
cartera de mano que se usa para llevar documentos, libros y papeles. El término
suele referirse a un accesorio de utilización frecuente por parte de
oficinistas y otros trabajadores.
Si tu empresa o negocio aún no cuenta con un portafolio de
servicios, te recomiendo que te pongas a trabajar en ello cuanto antes,
recuerda ser breve, un cliente potencial no leerá un libro de 50 páginas, se
conciso y claro, además acompaña el texto con algunas imágenes o críticas
positivas de medios de comunicación que tu empresa haya recibido.
Para que sirve: Portafolio de servicios, por su parte, es la acción y efecto
de servir. En el ámbito de la economía, el concepto está vinculado al conjunto
de las actividades que realiza una empresa para responder a las necesidades de
los clientes. En este sentido, puede decirse que los servicios son bienes no
materiales.
Que datos deben encontrarse en un portafolio de servicios: *Información personal: datos de la empresa, intereses,
opiniones, actividades sociales, lugares visitados, etc. objetivos y planes.
*Educación y méritos
académicos: formación, cursos y proyectos.
*Experiencia profesional:
roles ocupados, tareas, responsabilidades, etc.
*Productos y/o
servicios
Las Tics
Tecnologías de la
información y la comunicación (TIC) es un concepto que tiene dos significados.
El término tecnologías de la información se usa a menudo para referirse a
cualquier forma de hacer cómputo. Como nombre de un programa de licenciatura,
se refiere a la preparación que tienen estudiantes para satisfacer las
necesidades de tecnologías en cómputo y comunicación de gobiernos, seguridad
social, escuelas y cualquier tipo de organización.
Planificar y gestionar la infraestructura de TIC de una
organización es un trabajo difícil y complejo que requiere una base muy sólida
de la aplicación de los conceptos fundamentales de áreas como las ciencias de
la computación, así como de gestión y habilidades del personal. Se requieren
habilidades especiales en la comprensión, por ejemplo de cómo se componen y se
estructuran los sistemas en red, y cuáles son sus fortalezas y debilidades. En
sistemas de información hay importantes preocupaciones de software como la
fiabilidad, seguridad, facilidad de uso y la eficacia y eficiencia para los
fines previstos, todas estas preocupaciones son vitales para cualquier tipo de
organización.
Importancia de las TICs en la gestion empresarial:Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)
son cada vez más usadas para el apoyo y automatización de todas las actividades
de las empresas. Gracias a ellas, las organizaciones han conseguido obtener
importantes beneficios, entre los que caben mencionar la mejora de sus
operaciones, llegada a una mayor cantidad de clientes, la optimizan de sus
recursos, la apertura a nuevos mercados, un conocimiento más profundo acerca de
las necesidades de la clientela para brindarles un servicio de mejor calidad y
una comunicación más fluida, no sólo con sus empleados sino también con sus
clientes y proveedores. En pocas palabras, las TIC les permiten lograr aumentar
considerablemente su eficiencia.
Los constantes avances y masificación que han experimentado
las tecnologías en las últimas dos décadas, sobre todo el desarrollo de
Internet, han significado una verdadera revolución en el seno de la sociedad.
Motivo por el cual las grandes multinacionales así como las Pymes han decidido
subirse a la ola de las TIC. En efecto, las organizaciones se han percatado de
que la aplicación de las nuevas tecnologías en el ámbito de trabajo les dan la
posibilidad, en primer lugar, de arribar más rápido al mercado y cubrir nuevas
plazas, porque las distancias ya no suponen un límite. Asimismo, les permiten
ofrecer una imagen innovadora de empresa ante sus competidores.
Con certeza, la utilización de las TIC en las diferentes
áreas de las compañías ha propiciado un ahorro de costos y tiempo, ayudándolas
a su vez con una mejor gestión de los flujos de información.
Manual de procedimiento
Manual de procedimientos es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades
administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información
básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas,
facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está
realizando o no adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una
descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada
empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar
las copias que de los mismos se realizan.
Conclusión
El talento secretarial es la resultante de combinar las
capacidades, el compromiso y la acción para obtener buenos resultados en la
gestión de la oficina. El talento es un activo intelectual que equivale a
resultados excelentes, constituyéndose en la materia prima de la innovación
cuando se combina con la tecnología. El talento secretarial comprende la
aptitud, los conocimientos, las habilidades y las cualidades que dispone el
secretario para realización de su tarea, el conjunto de cogniciones y habilidades
para solucionar problemas, resultante de la teoría, la práctica, la
experiencia, las reglas cotidianas y las instrucciones para la acción; así como
el conjunto de capacidades y disposición para la gestión secretarial.
Bibliográfica
https://www.google.com.co/imghp?hl=es&tab=wi&ei=wChAVZvdJIOnggSNjoHYDQ&ved=0CA8Qqi4oAg
Glosario
- Secretarial: Conjunto de estudios y conocimientos relacionados con estudiar secretariado
- Alude: Referirse a algo o alguien sin nombrarlo
- Grupo: Conjunto de seres reunidos con una misión
- Cortesía: Acto que se manifiesta como atención, respeto y afecto
- Reglas: Conjunto de leyes o normas
- Empresarial: De la empresa, o empresario relativo a ellos
- Organización: Acción y resultado de organizar
- Acudir: Recurrir a algo o a alguien
- Cultura: Conjunto de modo de vida y costumbres
- Tradición: hecho histórico que se transmite de generación en generación
- Maximizar: Aumentar o llevar al máximo
- Explicito: Que expresa con claridad algo
- Dirigir: Guiar, conducir
- Fondos: Caudal, dinero
- Contabilizar: Llevar cuenta de algo
- Reembolso: Recuperación de cantidad o mercancía
Guía 4- Gestión Secretarial
Andrea Córdoba Zabaleta
Natalia Andrea Amud Asprilla
